Datenschutz | WohnMatch

1. Verantwortlicher

Verantwortlich im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist Elia Enrico Rau Wohnmatch, Einzelunternehmen, Dornierstrasse 4/1, 88048 Friedrichshafen, Deutschland. Kontakt: info@wohnmatch.eu.

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht benannt, solange keine gesetzliche Pflicht zur Benennung besteht. Datenschutzanfragen können über das Support-Formular oder per E-Mail gestellt werden.

2. Welche Daten verarbeitet werden

• Konto- und Login-Daten: Name, E-Mail-Adresse, Passwort-Hash, Rolle, Verifikationsstatus, Session- und Tokeninformationen.
• Telefonverifikation: Telefonnummer, SMS-Code-Status, technische Zustell- und Prüfprotokolle.
• Profil-, Such- und Chatbotdaten: Suchkriterien, Budget, Lagewünsche, Haushalts- und Wohnpräferenzen, Freitextangaben.
• Inseratsdaten: Titel, Beschreibung, Adresse oder Lageangaben, Ausstattung, Miete, Fotos, Verfügbarkeit und optionale Vermieterangaben.
• Kommunikationsdaten: Kontaktanfragen, Chatnachrichten, Anhänge, Statusangaben, Meldungen, Moderationshinweise, Benachrichtigungen und betriebsbezogene Plattformhinweise.
• Zahlungs- und Rechnungsdaten: Tarif, Betrag, Zahlungsstatus, gebuchte Inseratslaufzeit, Abo- und Aktivierungszeitraum, Mollie-Referenzen, Rechnungsdaten, sevdesk-Referenzen und Rechnungsadresse.
• Support-, DSAR-, Moderations- und Admin-Betriebsdaten: Tickets, Antworten, interne Bearbeitungsvermerke, Status, Zuständigkeit, Gründe, Zielgruppen und Ereignisprotokolle.
• Produktfeedback und Umfragen: freiwillige Bewertungen, Freitexte, Rolle, Zeitpunkt der Antwort, Rückkontaktfreigabe sowie Status freiwilliger Feedback-E-Mail-Einwilligungen.
• Technische Daten: IP-Adresse, Zeitpunkte, Header- und Browserdaten, Sicherheitsereignisse, Rate-Limit- und Captcha-Prüfungen.
• Einwilligungs- und Legal-Versionen: Cookie-/Diensteauswahl sowie bestätigte AGB- und Datenschutzversionen mit Zeitpunkten.
• Newsletterdaten werden derzeit nicht erhoben, weil die Newsletter-Anmeldung deaktiviert ist.

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen

• Konto, Login, Verifikation, Profil, Inserate, Matching, Kontaktanfragen, Chat, Support, gebuchte Laufzeiten und vertragsbezogene Ablaufhinweise: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
• Zahlung, Rechnung, Vertragsbestätigung, Steuer- und Handelsaufbewahrung: Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO.
• IT-Sicherheit, Missbrauchsschutz, Rate-Limits, Captcha, Moderation, Betrugsprävention, Notfallsteuerung, betriebsbezogene Plattformhinweise, Erinnerungen an auslaufende Inseratsaktivierungen und Rechtsdurchsetzung: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, bei vertragsbezogenen Hinweisen zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
• Datenschutz- und Betroffenenanfragen: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, ergänzend Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zur dokumentierten Bearbeitung.
• Optionale Karten-, Analyse- und externe Dienst-Einbindungen: Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und, soweit einschlägig, § 25 TDDDG.
• Freiwillige Produktfeedback-E-Mails und Umfrageantworten: Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO; Produktverbesserung und Auswertung außerdem auf Grundlage berechtigter Interessen nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, soweit keine überwiegenden Interessen entgegenstehen. Die Einwilligung kann jederzeit in den Einstellungen oder über den Abmeldelink widerrufen werden.
• AGB-/Datenschutzversionsnachweise und Änderungsbenachrichtigungen: Art. 6 Abs. 1 lit. b, c und f DSGVO.

4. Erforderliche und freiwillige Angaben

Daten, die für Konto, Sicherheit, Matching, Kontakt, Zahlung oder Support erforderlich sind, müssen bereitgestellt werden, wenn du die jeweilige Funktion nutzen möchtest. Ohne diese Angaben können einzelne Funktionen nicht oder nur eingeschränkt bereitstehen. Optionale Angaben, Einwilligungen und Freitexte sind freiwillig; du kannst sie in der Regel nicht angeben, ändern oder später widerrufen beziehungsweise löschen lassen, soweit keine Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Produktfeedback-Umfragen sind freiwillig und sollten keine sensiblen Dokumente oder besonderen Kategorien personenbezogener Daten enthalten.

5. Matching, Profiling und KI

WohnMatch berechnet Match-Scores aus strukturierten Angaben wie Ort, Budget, Fläche, Zimmern, Haustierangaben, Verfügbarkeit und Suchkriterien. Zusätzlich können KI-Funktionen eingesetzt werden, um Freitextangaben zu strukturieren, Support- oder Bugreports zu normalisieren oder Profilkompatibilität zu bewerten.

Diese Ergebnisse dienen als Plattformlogik und Entscheidungshilfe. WohnMatch trifft keine ausschließlich automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO, die dir gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder dich in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt. Vermieterinnen, Vermieter und Mietinteressenten entscheiden selbst über Kontakt, Besichtigung und Vertragsabschluss.

Hinweise auf diskriminierende Auswahlkriterien werden technisch begrenzt und können moderiert werden. Freitexte sollten keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten enthalten, sofern dies für die Wohnungssuche nicht erforderlich ist.

6. Empfänger und Dienstleister

Je nach aktivierter oder genutzter Funktion können verschiedene Empfänger eingebunden sein. Mit Auftragsverarbeitern werden die erforderlichen Vereinbarungen nach Art. 28 DSGVO geführt, soweit dies gesetzlich vorgeschrieben ist. Die tatsächliche Anbieter- und Transferliste muss bei Produkt- oder Infrastrukturänderungen geprüft und aktualisiert werden.

• Hosting, Datenbank, Backups und Object Storage, derzeit über konfigurierte Hosting- und S3-kompatible Anbieter.
• Mollie für Zahlungsabwicklung, Zahlungsstatus und Zahlungsreferenzen.
• sevdesk für Rechnungserstellung und Rechnungsverwaltung, soweit aktiviert.
• Resend und AgentMail für transaktionale E-Mails, Verifikation, Rechtstexthinweise, Rechnungen und Support-Kommunikation.
• Friendly Captcha für Bot- und Missbrauchsschutz.
• Geoapify über den WohnMatch-Proxy für Karten, Geocoding und Routenfunktionen nach Einwilligung.
• Plausible oder eine vergleichbare datenschutzfreundliche Analyse, wenn Analyse-Einwilligung erteilt wurde.
• Mistral AI oder ein konfigurierter KI-Anbieter für ausgewählte KI-Funktionen, soweit aktiviert.
• GitHub für externe Bugreport-Tickets nur nach gesonderter Freigabe im Formular.
• seven.io oder ein konfigurierter SMS-Anbieter für Telefonverifikation.
• Behörden, Gerichte, Steuerberatung, Rechtsberatung oder Zahlungs-/Sicherheitsstellen, wenn dies gesetzlich erforderlich oder zur Rechtsdurchsetzung notwendig ist.

7. Drittlandübermittlungen

Einzelne Dienste können Daten außerhalb der EU/des EWR verarbeiten, insbesondere Anbieter mit Sitz oder Unterauftragsverarbeitern in den USA. Solche Übermittlungen erfolgen nur auf Grundlage von Art. 44 ff. DSGVO, etwa Angemessenheitsbeschluss, EU-U.S. Data Privacy Framework, Standardvertragsklauseln und ergänzenden Prüfungen, soweit erforderlich.

8. Cookies, Local Storage und Einwilligungen

WohnMatch nutzt technisch erforderliche Cookies und vergleichbare Speicherungen für Anmeldung, Sitzungsverwaltung, Sicherheit, Betrugsschutz und Speicherung deiner Diensteauswahl. Der Authentifizierungs-Cookie ist HttpOnly, SameSite=Lax und in Produktion Secure; die reguläre Laufzeit beträgt bis zu einem Tag.

Optionale Einwilligungen für Karten, Analyse und externe Checkout-/Dienst-Einbindungen werden bei angemeldeten Konten versioniert gespeichert; bei anonymen Besucherinnen und Besuchern wird die Auswahl lokal im Browser gespeichert. Du kannst diese Einwilligungen in den Einstellungen jederzeit mit Wirkung für die Zukunft ändern oder widerrufen.

Kartenkacheln, Analyse-Skripte und externe Checkout-Dienste werden erst nach der jeweiligen Auswahl geladen oder gestartet, soweit sie nicht für die gewünschte Funktion zwingend notwendig sind. Friendly Captcha wird als technisch erforderlicher Sicherheitsdienst bei Registrierung, Login, Passwort-Reset und anonymem Support eingesetzt, um Spam und Missbrauch zu verhindern.

9. Speicherdauer und Löschung

• Kontodaten: bis zur Kontobeendigung, Anonymisierung oder bis der Zweck entfällt.
• Unverifizierte, inaktive Konten ohne weitere Interaktion: automatische Löschung nach 30 Tagen.
• E-Mail-Verifikationstokens: regulär 24 Stunden; Passwort-Reset-Tokens: regulär 60 Minuten.
• SMS-Codes: kurzfristige Speicherung für Verifikation und Missbrauchsschutz.
• Abgelehnte Kontaktanfragen mit Nachrichten und Anhängen: automatische Löschung nach spätestens 6 Monaten.
• Angenommene, inaktive Chatverläufe: Bereinigung nach mehr als 6 Monaten ohne Aktivität, soweit keine Aufbewahrungsgründe entgegenstehen.
• Zur Löschung vorgemerkte Konten: Login sofort deaktiviert, 7 Tage Widerrufs-/Supportfenster, danach Anonymisierung.
• Geschlossene Support-Tickets: grundsätzlich 24 Monate; Datenschutz-, DSAR-, Datenexport- und Kontolöschungs-Tickets grundsätzlich 36 Monate.
• Moderationsnachweise: gelöste Fälle und Moderationsprotokolle grundsätzlich 36 Monate; aktive Sanktionen bleiben während ihrer Laufzeit gespeichert.
• Sicherheits-, Admin-Betriebs- und Staff-Zugriffsprotokolle: grundsätzlich 12 Monate, bei Vorfällen oder rechtlichen Aufbewahrungsgründen länger.
• Freiwillige Produktfeedback- und Umfrageantworten: grundsätzlich bis zur Kontolöschung oder bis der Zweck entfällt; eine frühere Löschung oder Einschränkung kann über Datenschutz-/Supportanfragen verlangt werden, soweit keine entgegenstehenden Gründe bestehen.
• Rechnungs- und steuerrelevante Zahlungsdaten: nach gesetzlichen handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten, regelmäßig bis zu 10 Jahre.

10. Deine Rechte

Du hast nach Maßgabe der DSGVO insbesondere Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit, Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen und Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft.

Freiwillige Feedback-E-Mail-Einwilligungen kannst du zusätzlich direkt in den Einstellungen oder über den Abmeldelink in der jeweiligen E-Mail widerrufen. Datenschutz-, DSAR-, Datenexport- und Kontoanonymisierungsanfragen werden über das Support-Formular oder per E-Mail an info@wohnmatch.eu bearbeitet.

Zur Vermeidung unbefugter Datenherausgabe kann eine Identitätsprüfung erforderlich sein. WohnMatch beantwortet Anfragen grundsätzlich innerhalb eines Monats; bei komplexen Anfragen kann die Frist nach den gesetzlichen Vorgaben verlängert werden. Du kannst dich außerdem bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren.

11. Aktualisierte AGB und Datenschutzhinweise

WohnMatch speichert, welche AGB- und Datenschutzversion du bestätigt hast. Bei wesentlichen Änderungen informiert WohnMatch registrierte Nutzerinnen und Nutzer per E-Mail an die hinterlegte Adresse und zeigt nach dem Login einen Hinweis an. Bis zur Bestätigung können geschützte Funktionen eingeschränkt sein; Support, Logout und die Bestätigung selbst bleiben erreichbar.

12. Sicherheit

WohnMatch setzt technische und organisatorische Maßnahmen ein, darunter HttpOnly-Cookies, Passwort-Hashing, Token-Invalidierung, Rate-Limits, Captcha, Zugriffsbeschränkungen, private Dateiablage, Rollen- und Supportprozesse sowie Retention-Protokolle. Kein System kann absolute Sicherheit garantieren; sicherheitsrelevante Vorfälle werden nach dem internen DSGVO-Runbook geprüft.

13. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung wird angepasst, wenn sich Funktionen, Dienstleister, Rechtsgrundlagen oder gesetzliche Anforderungen ändern. Die aktuelle Version ist auf der Website abrufbar; bei wesentlichen Änderungen können registrierte Nutzerinnen und Nutzer zusätzlich per E-Mail und im Konto informiert werden.